Garantir um evento de sucesso é um grande desafio, seja um treinamento corporativo, um casamento, um workshop ou uma confraternização. O segredo está no bom planejamento e na execução.
Uma excelente dica é você alugar um hotel para realizar esse acontecimento, devido a estrutura completa que ele possa oferecer (como é o caso do Hotel Rio de Pedras).
No blog de hoje vamos dar 7 dicas para organizar um evento de sucesso em um hotel:
1- Faça um bom planejamento
O planejamento inicia escolhendo a pessoa ideal que irá organizar todo o evento. Ela ficará responsável por acompanhar todas as etapas, delegando tarefas e definindo prioridades para que tudo saia como planejado. No planejamento é importante anotar tudo, então faça uma planilha e defina primeiramente o objetivo do evento, as etapas, tudo que irá precisar, desde o mais simples ao mais importante. Coloque prazos e defina o status, se está em andamento, se atrasou ou se a tarefa já foi concluída.
2- Defina o orçamento
Com o planejamento pronto o próximo passo é definir o orçamento. Qual o valor que você tem para investir neste evento e qual valor você vai precisar? Este parte será fundamental para decidir o que precisa ser eliminado, acrescentado, como levantar os recursos necessários para contratação dos fornecedores, por exemplo. Então faça também uma planilha só para o orçamento!
3- Escolha data e local
Com o orçamento definido é hora de decidir o local, a data e a estrutura deste evento. Reserve o hotel e faça uma visita ao local antes para conhecer e certificar que irá te atender conforme o planejamento.
4- Contrate bons fornecedores
Com o local e a data escolhida chegou o momento de pesquisar com calma os fornecedores. Faça no mínimo 3 orçamentos por fornecedor, tire todas as dúvidas e pesquise a credibilidade da empresa. Faça também uma planilha para essa etapa, compare e analise os orçamentos antes de fechar. Ao escolher cada prestador é importante pedir um contrato e ler com bastante atenção antes de assinar.
5- Avise os seus convidados com antecedência
Faça uma lista de convidados e produza um convite para ser entregue com antecedência. Dependendo do tipo de evento é necessário ligar para cada convidado para confirmar a presença. Isso pode impactar na escolha de outros processos como o buffet, por isso é essencial saber em média a quantidade de pessoas que irão comparecer. No convite detalhe todas as informações e especifique tudo que o seu convidado precisa saber e levar para o dia.
6- Acompanhe o trabalho dos fornecedores
Participe do trabalho de cada prestador e fique atento aos prazos de entrega. O assessor responsável por organizar o evento deve chegar no local com antecedência para verificar se está tudo em ordem. Geralmente, ao organizar um evento sempre ocorre os imprevistos. Se algo saiu fora do planejado, respire fundo e tenha inteligência emocional para resolver.
7- Registre o evento
Chegou o grande dia! Registre fotos do evento, avise os convidados para marcar a localização do hotel, as redes sociais e crie uma hastag específica do seu evento. Aproveite a estrutura do local! Um dos diferenciais em escolher um hotel para realizar o seu evento é a comodidade e tudo que o espaço já possui, reduzindo custos, proporcionando mais conforto para os convidados e garantindo um ambiente de sucesso! O Hotel Rio de Pedras conta com uma estrutura e flexibilidade para receber diversos tipos de eventos, tais como:
Convenção, congressos, seminários, treinamentos, reuniões, exposições e demais eventos corporativos. Também para lazer, religiosos, educativos e personalizados.
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